Báo cáo thành quả ứng dụng AI — Phetsakhone Aulaphon, Phòng HC

16/16

bài đã hoàn thành

phần mềm tự dựng, đang chạy thật

chặng kiểm thử tự động đã qua

6,6 giờ

tổng thời gian học, trong 28 ngày

1.Trước đây tôi làm những việc này thế nào

Ba đầu việc lặp lại hằng tháng của phòng Hành chính – Nhân sự.

Làm catalogue sản phẩm

Xuất dữ liệu từ Excel rồi tự dựng lại thành file PDF: chỉnh bố cục, căn lại cỡ từng hình, sửa tới sửa lui cho vừa trang. Mất trọn một ngày làm việc 8 tiếng.

Làm biên bản sau mỗi cuộc họp

Nghe lại file ghi âm, tự gõ tay từng nội dung, rồi trình bày lại theo đúng thể thức Nghị định 30, sau đó soạn email gửi từng phòng ban dự họp. Mất 2–3 tiếng mỗi cuộc họp.

Quản lý kho văn phòng phẩm

Theo dõi tồn kho trên file rời. Nhân viên xin cấp phát thì hỏi trực tiếp hoặc nhắn tin, tôi tự tra tồn rồi trả lời từng người. Món nào sắp hết phải tự nhớ mà kiểm, rồi chờ gặp được cấp trên mới xin duyệt mua. Không có chỗ nào lưu lại ai đã xin gì, ai đã duyệt.

2.Những gì tôi đã tự làm được

Tôi tự dựng, không thuê ngoài và không nhờ bộ phận kỹ thuật. Cách làm này tôi học ở khóa Agent Boss.

Phần mềm quản lý kho văn phòng phẩm — đang chạy thật trên mạng

Một phần mềm hoàn chỉnh, có địa chỉ web riêng và kho dữ liệu phía sau, gồm 5 phần dựng dần qua từng chặng:

Sổ kho trực tuyến — tồn kho, định mức tháng và đơn giá từng mặt hàng, sửa trực tiếp trên web.
Form xin cấp phát công khai — nhân viên tự điền, không cần đăng nhập; hệ thống tự đối chiếu tồn kho: đủ thì cấp phát, thiếu thì chuyển thành đơn cần mua, và tự gửi email xác nhận cho người xin.
Kênh duyệt qua Telegram — đơn cần mua tự nhắn về điện thoại người duyệt kèm nút Duyệt / Từ chối; bấm một nút là trạng thái đơn đổi ngay, không cần mở máy tính.
Trợ lý AI trực kho — phần mềm tự chạy mỗi sáng, quét món tồn thấp, tự viết cảnh báo và đề xuất số lượng cần mua, rồi báo về Telegram. Không cần ai nhớ vào kiểm.
Trang báo cáo tháng — một đường link cho cấp trên: tổng mặt hàng, món vượt định mức, món sắp hết, đề xuất mua tháng tới. Số đọc thẳng từ kho, mở lúc nào cũng là số mới nhất.

Mở phần mềm kho VPP

https://kho-vpp-nnc-a7f3d9.nnc-vte-7k2m9.workers.dev

Trang báo cáo gửi cấp trên: https://kho-vpp-nnc-a7f3d9.nnc-vte-7k2m9.workers.dev/bao-cao

Quy trình xử lý sau cuộc họp — đóng gói dùng lại

Gộp cả chuỗi việc thành một quy trình chạy một lần: file ghi âm → bóc băng thành văn bản → soạn biên bản đúng thể thức Nghị định 30 → soạn sẵn email gửi từng phòng ban dự họp. Email dừng ở bản nháp để tôi đọc lại rồi mới bấm gửi.

Làm catalogue sản phẩm từ dữ liệu Excel

Đưa file Excel vào, nhận lại catalogue PDF đã dàn trang, hình ảnh căn đúng cỡ.

3.Hiệu quả đo được

Số liệu lấy từ chính các việc tôi đã làm trong khóa.

Đầu việc	Trước đây	Hiện tại	Giảm
Làm catalogue sản phẩm	8 tiếng	1 tiếng	−7 tiếng / lần
Biên bản + email sau họp	2–3 tiếng	1 tiếng	−1 đến −2 tiếng / cuộc
Duyệt đơn mua văn phòng phẩm	Chờ gặp trực tiếp cấp trên	Bấm 1 nút trên điện thoại	Không còn phải chờ gặp
Kiểm kho tìm món sắp hết	Tự nhớ, tự mở file kiểm	Phần mềm tự quét mỗi sáng	Không còn ai phải nhớ
Làm báo cáo kho gửi cấp trên	Gom số từ nhiều file, gõ lại	Gửi 1 đường link	Không còn bước gom số

Ngoài thời gian, ba thứ khác cũng đổi: mọi đơn xin cấp phát và mọi lượt duyệt đều được lưu lại, tra được về sau; số liệu báo cáo lấy thẳng từ kho nên không còn sai sót do chép tay; và nhân viên tự điền form thay vì hỏi trực tiếp, nên tôi bớt hẳn phần trả lời lặp đi lặp lại.

4.Năng lực tôi có thêm

Những việc trước đây phải nhờ người khác hoặc thuê ngoài, giờ tôi tự làm được.

Tự dựng một phần mềm chạy trên mạng, có kho dữ liệu và địa chỉ web riêng — từ mô tả nhu cầu bằng lời, không cần biết lập trình.
Tự nối phần mềm với các công cụ đang dùng hằng ngày: email, Google Drive, Telegram.
Cho phần mềm tự chạy theo lịch và tự dùng AI đọc số liệu rồi viết nhận định.
Đóng gói một chuỗi việc lặp lại thành quy trình bấm một lần là chạy, dùng lại được mãi.
Biết đặt điểm dừng để người thật duyệt trước những thao tác không thể hoàn tác — như gửi email ra ngoài.

5.Tôi định dùng tiếp thế nào

Mở rộng phần mềm kho sang quản lý tài sản, thiết bị — theo cùng cách đã làm với văn phòng phẩm.
Dùng lại kênh duyệt Telegram cho duyệt nghỉ phép và duyệt khoản chi — cùng một cách làm, chỉ đổi nội dung.
Đặt nhắc hạn hợp đồng và giấy tờ sắp hết hạn tự chạy theo lịch, giống cách trợ lý kho tự quét mỗi sáng.
Dựng trang tra cứu quy định, thủ tục nội bộ để nhân viên tự tìm câu trả lời cho các câu hỏi lặp lại.